Ruim tien jaar geleden begon ik te werken in internationale teams, vaak volledig of gedeeltelijk op afstand. In die jaren viel mij steeds hetzelfde patroon op. Zodra samenwerking lastiger werd, mensen meer in silo's gingen werken of teamcultuur en prestaties achterbleven bij de verwachtingen, werd de hybride of remote manier van werken al snel als een belangrijk deel van het probleem gezien.
Waarschijnlijk herken je dit.
Mensen werken steeds meer langs elkaar heen. Overleggen nemen toe. De samenwerking wordt stroever. De teamcultuur verzwakt en de resultaten blijven achter. Omdat we niet samen op kantoor zitten, lijkt de conclusie logisch: remote werken is de bottleneck. Zodra we elkaar weer fysiek ontmoeten, komt het vanzelf goed.
Die gedachte is begrijpelijk.
Alsof samenwerken vanzelf verbetert zodra we vaker dezelfde ruimte delen.
Maar gaandeweg ben ik tot een andere conclusie gekomen.
Remote werken veroorzaakt het probleem meestal niet.
Het maakt zichtbaar wat er al was.
Sterker nog, ik ben remote werken gaan zien als één van de beste stresstests voor de kwaliteit van leiderschap, samenwerking en uitvoering.
Samenwerking draaide nooit om de koffiemachine
Wanneer mensen op kantoor samenwerken, worden veel inefficiënties onbewust opgevangen. Een misverstand wordt opgelost bij het koffieapparaat. Een zorg komt ter sprake tijdens een wandeling naar een vergaderruimte. Je vangt toevallig een gesprek op en ontdekt dat jij daar eigenlijk ook bij betrokken had moeten zijn. Dat zijn waardevolle momenten.
Maar ze kunnen ook verhullen dat de samenwerking zelf onvoldoende is ingericht. Want als samenwerking alleen goed verloopt doordat mensen elkaar toevallig tegenkomen, is die samenwerking nooit echt ontworpen.
Mijn ervaring is dat het ontbreken van die informele momenten binnen remote teams geen disfunctioneren veroorzaakt.
Het laat juist zien waar helderheid, eigenaarschap en verbinding nooit expliciet zijn gemaakt. In veel organisaties is fysieke nabijheid een vervanging geworden voor duidelijke afspraken. Leiders gaan ervan uit dat communicatie goed verloopt omdat mensen voortdurend met elkaar praten. Teams denken dat samenwerking goed gaat omdat iedereen altijd bereikbaar is.
Remote werken maakt het verschil zichtbaar tussen communiceren uit gewoonte en communiceren met intentie.
Wanneer toevallige ontmoetingen wegvallen, blijft de kwaliteit van het systeem over. En de kwaliteit van de relaties die een team bewust heeft opgebouwd.
In mijn ervaring missen teams die moeite hebben met remote samenwerken meestal één of meer van de volgende drie elementen.
Drie bouwstenen voor sterke remote teams
Een gedeeld doel
Sterke teams weten voor wie zij waarde creëren. Ze weten welk probleem zij oplossen. Ze weten hoe succes eruitziet. Dat klinkt vanzelfsprekend. Toch blijken de antwoorden verrassend vaak uiteen te lopen wanneer je deze vragen stelt. Niet omdat mensen elkaar te weinig zien. Maar omdat ze onvoldoende dezelfde richting delen. Zonder dat gezamenlijke beeld blijven mensen druk. Ze besteden steeds meer tijd aan afstemmen, verduidelijken en corrigeren, in plaats van samen vooruit te bewegen.
Duidelijk eigenaarschap
Effectief remote samenwerken vraagt om expliciet eigenaarschap. Iedereen moet weten waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Welke beslissingen zelfstandig genomen kunnen worden. En waar verantwoordelijkheid begint én eindigt. Dat is precies waarom organisaties zoals GitLab zo'n grote invloed hebben gehad op moderne manieren van werken. Wanneer je niet kunt vertrouwen op toevallige gesprekken, moeten verwachtingen, verantwoordelijkheden en besluiten zichtbaar worden gemaakt. Helderheid mag niet alleen in de hoofden van mensen bestaan. Ze moet onderdeel worden van de manier waarop de organisatie werkt.
Menselijke verbinding
Een veelgehoorde zorg over remote werken is dat het ten koste gaat van menselijke verbinding. En die zorg is terecht. Sterke werkrelaties zijn gebouwd op vertrouwen. Vertrouwen maakt het mogelijk om elkaar uit te dagen, hulp te vragen, fouten bespreekbaar te maken en op elkaar te bouwen. Er leeft nog steeds de overtuiging dat dit alleen ontstaat wanneer mensen dagelijks naast elkaar werken. Mijn ervaring is juist het tegenovergestelde.
Zoals Simon Sinek vaker benadrukt, ontstaat vertrouwen door kleine, consistente gedragingen die laten zien dat mensen ertoe doen. Fysieke nabijheid biedt meer kansen voor die momenten.
Maar zij creëert vertrouwen niet vanzelf. Vertrouwen ontstaat wanneer mensen bewust investeren in elkaar. Door één-op-één gesprekken. Door nieuwsgierig te zijn naar elkaars drijfveren. Door open te zijn over doelen en besluiten. Door informatie tijdig te delen. Door plannen samen vorm te geven voordat ze individuele projecten worden.
De sterkste remote teams waarmee ik heb gewerkt, lieten verbinding nooit aan het toeval over. Ze ontwierpen haar bewust.
Wat de beste remote teams anders deden
De beste teams waarmee ik werkte, besteedden bewust aandacht aan deze drie bouwstenen. Ze waren glashelder over de waarde die zij wilden creëren. Ze maakten eigenaarschap zichtbaar. Besluiten werden genomen door de mensen die het dichtst op het werk zaten, in plaats van iedereen overal bij te betrekken. En ze investeerden doelbewust in vertrouwen en verbinding.
Daarnaast werkten ze met een vast ritme.
-
- een korte wekelijkse check-in over prioriteiten, verwachtingen en verbinding;
- maandelijkse gesprekken over doelstellingen, knelpunten en inzichten;
- kwartaalbijeenkomsten waarin klanten, experts of andere perspectieven werden betrokken;
- een jaarlijkse reflectie voordat nieuwe doelen werden vastgesteld.
Ironisch genoeg leidt een gebrek aan helderheid vaak tot méér communicatie. Agenda's lopen vol. Meer mensen worden uitgenodigd. Er ontstaan steeds meer updates, rapportages en overleggen. En omdat leiders ontevreden blijven over de voortgang, betrekken ze nóg meer mensen in de hoop sneller vooruit te komen.
Mijn ervaring is dat dit zelden werkt. Meer informatie. Meer vergaderingen. Meer stakeholders. Ze leiden lang niet altijd tot meer duidelijkheid. Vaak gebeurt juist het tegenovergestelde.
Zoals bij procesoptimalisatie geldt ook hier: Voordat je een proces verbetert, vraag je eerst of het proces überhaupt nodig is. Met vergaderingen is dat niet anders. Een overbodig overleg efficiënter maken lost het echte probleem niet op. Stel eerst de vraag waarom het overleg nodig is. Want activiteit is nog geen vooruitgang.
De beste remote teams waarmee ik heb gewerkt, vertrouwden elkaar. Daardoor hoefde niet iedereen overal bij aanwezig te zijn. En fysieke bijeenkomsten werden niet gebruikt om gebrekkige processen te repareren.
Ze werden ingezet waarvoor ze het meeste waarde toevoegen:
-
- diepere relaties opbouwen;
- samen nieuwe ideeën ontwikkelen;
- kwetsbaarheid tonen;
- successen vieren;
- nieuwe energie creëren.
Samen zijn was de kers op de taart. Niet de voorwaarde voor succes.
De betere vraag
Nog altijd vragen veel organisaties zich af of remote of hybride werken wel echt werkt. Volgens mij is dat vaak de verkeerde vraag.
De betere vraag is: Hoe helder zijn we over wat we willen bereiken, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe we elkaar helpen om daar te komen?
Want remote werken veroorzaakt geen cultuurproblemen. Het maakt ze zichtbaar. En dat is misschien wel goed nieuws. Want als dát de oorzaak is, ligt de oplossing vaak veel dichterbij dan we denken.
Kwaliteitspionier W. Edwards Deming zei ooit: "A bad system will beat a good person every time." In mijn ervaring is dat precies wat veel organisaties ontdekken wanneer zij remote of hybride gaan werken. Het probleem is zelden een gebrek aan talent, betrokkenheid of inzet. Afstand legt vooral bloot waar helderheid, eigenaarschap en verbinding onvoldoende zijn georganiseerd.
Organisaties hebben zelden een tekort aan talentvolle mensen. Wat zij tijdens groei en verandering vaak wél missen, zijn de systemen en manieren van samenwerken die mensen in staat stellen om duurzaam succesvol te zijn.
Helderheid. Eigenaarschap. Verbinding.
Dat zijn de fundamenten waarop sterke teams worden gebouwd. Of zij nu op hetzelfde kantoor werken, verspreid zijn over verschillende landen, of ergens daartussenin.
